Entreprise gestion administrative : Les obligations de vos documents comptables

Les mots entreprise gestion administrative riment bien souvent avec complexité et calculs ! Les obligations d’entreprise sont nombreuses. En tant que professionnel, vous êtes tenu d’émettre un devis si le montant de la prestation est supérieur à 1 500€. Vous devez également envoyer une facture à votre client, quelle que soit la nature de la vente. Le ticket de caisse, par exemple, est une facture simplifiée. Vous en recevez un dès lors que vous achetez un produit.

Pour être valides, ces deux documents sont censés contenir plusieurs mentions légales et respecter des règles. 

Entreprise gestion administrative : les règles de la facturation pro

L’article L 441-3 du Code du Commerce est très clair. « Tout achat de produit ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation. »

Comment rédiger une facture ?

Quelles sont les obligations de vos documents comptables ? 

Entreprise gestion administrative : checklist des mentions légales

La facture type contient les mentions suivantes :

• La date,
• Le numéro de facture,
• L’identité, le numéro SIRET et l’adresse de l’entreprise,
• L’identité et l’adresse du client,
• Description de la prestation ou du produit vendu,
• Mention précisant si la TVA est applicable ou non,
• Décompte des prestations, avec un résultat lisible et facile à identifier,
• Les conditions de paiement et éventuelles pénalités de retard.

Le devis type contient les mêmes mentions. À cela s’ajoutent les délais dans lesquels vous comptez réaliser la prestation et l’échéancier éventuel des paiements à venir. Les modalités de paiement doivent ici aussi être indiquées.

Un peu de vocabulaire

Dans le cadre de la gestion administrative d’une entreprise, il est important d’utiliser le bon vocabulaire. 

Tout d’abord, nous disons qu’une facture payée est une facture acquittée.

Vous avez certainement aussi entendu parler de la facture proforma. Il s’agit d’une facture pour la forme. Elle n’a aucune valeur juridique, mais a pour fonction de démarrer le processus de vente.

Il y a une dernière terminologie que nous souhaitions aborder : la TVA. Il s’agit d’une taxe, le plus souvent à la charge des consommateurs.

Une exception à cela : les micro-entreprises. Elles sont exonérées de TVA jusqu’à un certain chiffre d’affaires :

• 85 800€ pour les commerçants,
• 34 400€ pour les professions libérales et les artisans.

Les autres doivent l’inclure dans leur facture, ce qui, par conséquent, entraîne une augmentation du prix.

Il est donc important de préciser, lorsque vous faites le devis, que le montant de la prestation est HT, c’est-à-dire Hors Taxes.

Facture d’acompte : qu’en est-il ?

Il est possible que le professionnel demande à ce qu’un acompte lui soit versé. Loin d’être une mauvaise pratique, il s’agit là d’une manière d’asseoir votre crédibilité et d’assurer vos arrières. Le paiement d’un acompte doit être précisé sur le devis, et sur la facture.

Sachez que cet acompte sera assorti d’une facture qui lui est propre. C’est ce qu’on appelle la facture d’acompte. De cette manière, vous laissez une trace écrite de tous les versements d’argent qui ont été faits.

Des cours en e-learning, en continue et en alternance pour apprendre l’art de la facture devis

Vos factures et vos devis doivent répondre aux règles édictées précédemment, sous peine de sanctions et d’amendes.

Mais, comment apprendre tout cela de manière efficace et rapide ? Vous avez la possibilité de choisir la modalité d’apprentissage qui convient à vos besoins et votre situation actuelle.

• La formation continue : elle permet de se former sur une période donnée. Elle est composée de cours proposés en présentiel et/ou e-learning
• La formation en alternance : elle combine un temps de présence en entreprise et un temps en centre de formation. C’est l’option idéal pour vous former tout en recevant un salaire chaque mois. De plus, elle facilite votre insertion professionnelle sur le marché de travail.
• La formation en e-learning : c’est choisir une formation en distanciel qui vous permet d’étudier quand vous le souhaitez et vous donne accès aux informations dès que besoin. Par ailleurs, les cours sont disponibles 24h/24 et 7j/7

Entreprise gestion administrative : quelle formation choisir ?

Gérer une entreprise s’apprend. Il y a beaucoup de choses à savoir, des points juridiques et fiscaux à connaître. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des pénalités ou à des amendes.

N’hésitez pas à échanger avec les différents organismes de formation pour identifier les cours qui répondent à vos besoins.

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